Как юридически грамотно защитить себя от возникновения спорных ситуаций по договору

При заключении любого договора, важно не только внимательно отнестись к его содержанию, но и затребовать подтверждающие документы у ваших партнеров, чтобы защитить себя от возможных проблем в будущем.

Юристы Агентство Юридических Услуг «Статский Советник» предлагают вашему вниманию приблизительный список документов необходимых для заключения договоров, а именно:

  1. Копия устава (1,2 и последняя страница) + все изменения.
  2. Копия свидетельства о государственной регистрации.
  3. Копия свидетельства о постановке на налоговый учет.
  4. Документы, подтверждающие полномочия лица подписавшего договор (если это руководитель (директор), то протокол собрания участников общества о назначении на должность руководителя и приказ о вступлении в должность, если договор подписывает не руководитель, то на данное лицо должна быть предоставлена доверенность (или копия доверенности, заверенная руководителем организации).
  5. Выписка из ЕГРЮЛ с датой не позднее 1 месяца.
  6. Информационная карта предприятия, содержащая основные реквизиты, заверенная печатью фирмы и подписью директора, либо ее копия (данный документ не обязателен, но наличие его позволяет в более удобной форме ознакомится со всеми реквизитами фирмы, а также подтверждает, что номер счета указанный в договоре на самом деле принадлежит данной фирме).
  7. Копия паспорта лица, подписавшего договор, содержащая ФИО и образец подписи. (копия паспорта позволяет убедится (на сколько это возможно) в подлинности подписи, и в правильности указания ФИО).
  8. В случае осуществления по договору деятельности подлежащей лицензированию, то копию соответствующей лицензии.
  9. Лист с образцами печатей и штампов организации, которыми могут быть заверены документы, подписываемые другой стороной договора. Это может понадобится в том случае если товар поставляется в различные торговые точки, павильоны или офисы, где товарные накладные будут заверять штампами или дополнительными печатями организации.

Стоит также отметить, что все предоставляемые вам документы должны быть правильно оформлены. На копиях должна быть удостоверительная надпись «Копия верна», расшифровка ФИО руководителя или уполномоченного лица и его подпись. Допускается также сшить все копии документов, пронумеровать, концы ниток заклеить листом бумаги с надписью «Прошнуровано, пронумеровано. Количество листов. Копия верна. ФИО руководителя или уполномоченного лица» данный лист заверить печатью организации и подписью руководителя или уполномоченного лица.

Прочие документы так же должны быть заверены печатью организации и подписью руководителя (или лица уполномоченного подписывать договоры) с расшифровкой ФИО.

В некоторых случаях разумно прописать лиц, которые могут подписывать те или иные документы, прямо в самом тексте договора.

Для наилучшего понимания и исполнения данных требований сотрудниками вашей компании, разумно издать приказ от имени руководителя, в котором указать обязанность формировать данный пакет документов по каждому клиенту и ознакомить ответственных за это сотрудников под роспись с данным приказом, а также установить ответственность в случае нарушения приказа. В противном случае ваше желание установить желаемый порядок по формированию такого пакета документов со временем будет забыто и отложено «в долгий ящик», а проблемы будут появляться с прежней периодичностью.

Такой пакет документов поможет вам понять какая именно организация, и кто от ее имени заключает с вами договор, а в случае не соблюдения условий договора данные документы помогут вам правильно и обоснованно подать исковое заявление в суд.

Конечно, вышеуказанный список не является панацеей от всех проблем, и не стоит забывать о других документах, которые необходимо иметь на руках:

  • юридически грамотно составленный договор, максимально прописывающий все возможные ситуации и ответственность между сторонами;
  • документы, подтверждающие надлежащие исполнение ваших обязанностей по договору или нарушения условий договора другой стороной (документы подтверждающие передачу товара (ТТН, ТН и др.), документы, подтверждающие надлежащие выполнение услуг, работ (акт выполненных работ);
  • ежемесячно, или как установлено договором, составлять акты сверки (оригинал которой, к примеру, будет являться хорошим доказательством в суде, подтверждающим наличии между организациями договорных отношений, наличие задолженности, периодах и суммах оплат по договору и т.д.)

Многие фирмы в общении с клиентами широко используют электронные средства связи (интернет, факс), и чтобы документы, полученные по факсу или электронной почтой не были просто бумагой, а имели юридическую силу и закрепляли договоренности, достигнутые между сторонами, разумно прописать в договоре, что «документы, относящиеся к данному договору, имеют юридическую силу, если они заключены и направлены по средствам электронной связи (факс, электронная почта), до получения оригиналов» Если такой пункт будет указан в договоре, то при возникновении спорной ситуации вы можете ссылаться на такие документы, как на доказательства.

Выше приведенные меры предосторожности могли Вам показаться излишними, однако именно они могут оказать решающее значение в суде.